初心者でもセミナー管理ツール

あたりかまわず散乱して積み上がった書類や手紙、ファイル、領収書などをいじっていても、何もよいことはありません。
時間の無駄だし、いらいらするだけです。
幸いなことに、自分で片付けられない人のために助けとなる方法が用意されています。
「身の回りの整理は、考えごとの整理に役立つ。請求書即日処理すべき書類近日中に処理すべき書類ファイルすべき書類刊行物(専門誌、会報など)一般雑誌プラスチック製のドロワーをすぐ手の届く場所に置くこと。
蓋のない書類箱。
手の届く、目立つ場所に置<。
毎日空にすること。
蓋の付いた書類箱。
よくチェックしてさらに細かく分類する必要がないか確認すること。
蓋のない書類箱。
署名済み契約書、税務書類など、決裁済みの文書はファイルすること。
これらは年にー、二度必要となる、あるいは法的な目的で保管が必要である。
こうした決裁済みの文書はファイルすること。
参考文献として利用する専門雑誌などはマガジンホルダーに入れて、机の近くか情報の棚に置けば、簡単に手を伸ばせる。
不要なものはリサイクルに回すこと。
一般の定期刊行物は箱に入れてテーブルかパブリックスペースに置き、ほかの人たちも読めるようにするか、自分かほかの場所でも読めるように大きめの手提げ袋に入れる。
一価格表やカタログどのくらいの頻度で使うかにもよるが、蓋付きの書類箱かマガジンホルダーに入れる。
改訂版が出たら、古いものはリサイクルに回す。
㎜I提出(発送)予定の書類プロジェクト関連轡類発送予定の小包や手紙、さらにはサインをもらう必要のある契約書など他人に渡す必要のあるものは、出入り口近くの目立つ位置に箱を置いてその中に入れる。
毎日最後に確認すること。
プロジェクトごと、または顧客ごとに大きめの書類箱か段ボールのファイルボックスを用意する。
プロジェクトか終了するか中止になったときは、後　　　日必要となる場合に備えてボックスごと保管する。
一一説明書や保証書　専用の蓋付きプラスチックボックスが売られてい　　　る。
この手の書類は年中必要になることはない。
備品（ペン、鉛筆、どれも専用の容器が売られている。
付謹、クリップなど) 引き出し用の仕切りを使うのも便利である。
CDCD用バインダーに入れて本箱に収納するか、専用のCDラックを使用する。
第２章時間を管理する方法一一実践編　仕事場の整理整頓を請け負ヽ７ふ。
｀社クラッター・カッターで成功を収めているサンディ・ブロックは、職場環境を整えて時間を最大限に活用できるよう、ヘルプサービスを提供しています。
サンディは７歳のころから部屋を片付けるのが大好きだったそうです。
「私か育った家は、いつも非常に散らかっていました。
訪ねてきた友人に信じられないという顔をされて、恥ずかしさで頭の中が真っ白になったこともあります。
それからは常に整理整頓を心がけています。
小学校５年生くらいで近所の家の留守番をしたときは、全部屋を片付けました。
つい最近、（主人の）いとこの家に泊まりました。
塩を探すたびに、いつも置き場所が変わっています。
そこで台所を徹底的に片付けました。
我慢できなかったんです。
　片付けは楽しいですよ。
でも、私の子どもたちは『整理しろ』とうるさく言われていますから、逆にだらしなくなんでしょうね」
　長い間、サンディはオフィス整理がしやすくなるような手ごろなシステムの開発に携わり、そのまま現在に至ったのです。
「最大の問題は、何から手をつけてよいかわからないことです。
片付けに４時間は割けないと、みんなが考えます。
それ自体を仕事にしない限り、だれもそんなことはできません。
だから、片付けに４時間まとめて確保しなければ、などと考えないことです。
まず必要なのは、自分のオフィスに入ってくるものはすべて、どこかに収納する必要がある、という事実に気づくことです。
そこから少しずつ始めればいいのです」　
「どうしたら自分のノートパソコンのファイルを整理できるかと、真剣に考えました。
たとえば、顧客ごとにファイルが用意されていて、その中は、提案書、提出書類、メモなどというようにフォルダーに分かれています。
ハードコピー（つまり紙に印第２章時間を管理する方法一実践編刷したもの）は特に使わなければ捨ててしまいます。
どこに何かあるかを確認して、不必要な書類の山をなくしたことで、日々の仕事がだいぶ楽になりました。
　顧客でもあるＣＥＯの一人は、私の方法を見て、自分から同じ方式に変えました。
お互いノートパソコンを持ち歩いている姿を見かけると、笑ってしまいます。
でも本当に役に立ちます。
　メリッサーラフォーニあなたのオフィスを整理整頓する方法１。
計画　自分のオフィスに入ってくるものはすべて、どこかに収納する必要かおる。
10分か20分かけて収納計画を立てる。
仕事で使う書類にはどんな特徴があるだろうか。
どんな箱や収納容器を用意すればよいだろうか。
収納したいものをリストアップして、置き場所を考えよう。
（所要時間10～30分）２。
机を完全に空にする　リサイクル用の容器と、ゴミ箱とゴミ袋の両方またはどちらか一つを手元に用意する。
机の上と引き出しの中のものをきれいに片付け、すべて近くに積み上げる。
そして机を掃除しよう。
気持ちょいと感じるはずだ。
持ち物が全部大きな山になっていても気にしない。
書類の見つけやすさという点て見れば、机の上に積み上かつているのとさして変わらないのだから。
（所要時間20分）第２章時間を管理する方法一実践編３。
ざっと見ていらないものは捨てる　机を片付けたら、できるだけいらないものは捨てよう。
取っておくものが少ないほど時間の節約になる。
捨てるかどうかあまり真剣に悩まないこと。
確実にいらないと思うものだけ捨てればよい。
迷ったら山に戻す。
（所要時間５分）
買い物　ショッピングリストを作る。
どんなものにも専用の収納容器があるということを覚えておくこと。
オフィス用品店にいけば、たいていのものが揃う。
画材店でも見栄えのよい書類箱、鉛筆やＣＤなどの収納ケースが手に入る。
（所要時間１～２時間）５。
分類　いちばん目につくものと、すぐ必要になるものを、専用の容器に入れる。
毎日使うものは手の届く場所に置く。
あまり厳蜜に考えない。
動かすことは後でもできる。
作業中もいらないと思ったものは捨てること。
ざっと作業を終えた状態で、たとえ書類の山が残っているとしても、机は働く環境になったことだろう。
（所要時間20～40分）６。
分類の手直し　山に残ったアイテムを分類する。
収納計画に従って分類すれば、山に残ったものもほとんどは収納先が見つかるに違いない。
捨てるか、適切な場所に収納するか、新しい収納場所を作るかのいずれかだ。
山を小さくするのに５分ほどかける。
（所要時間５～20分）７。
調整　週の終わりには、オフィスは完全とはいえないまでも、以前よりかなり良い状態になっているはずだ。

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